AGB für Veranstaltungen

ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN FÜR VERANSTALTUNGEN (STAND: NOVEMBER 2021) 

1 GELTUNGSBEREICH 

1.1 Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von 
Konferenz-, Bankett- und Veranstaltungsräumen des Hotels zur Durchführung von Veranstaltungen 
wie Banketten, Seminaren, Tagungen, Ausstellungen und Präsentationen etc. 
sowie für alle in diesem Zusammenhang für den Kunden erbrachten weiteren Leistungen 
und Lieferungen des Hotels. 

1.2 Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, Flächen oder Vitrinen sowie 
die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen bedürfen 
der vorherigen Zustimmung des Hotels in Textform, wobei § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB 
abbedungen wird. 

1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher 
ausdrücklich vereinbart wurde. 

2 VERTRAGSABSCHLUSS, -PARTNER, HAFTUNG, VERJÄHRUNG 

2.1 Vertragspartner sind das Hotel und der Kunde. Der Vertrag kommt durch die Annahme des 
Antrags des Kunden durch das Hotel zustande. Dem Hotel steht es frei, die Buchung der 
Veranstaltung in Textform zu bestätigen. 

2.2 Das Hotel haftet für von ihm zu vertretende Schäden aus der Verletzung des Lebens, des 
Körpers oder der Gesundheit. Weiterhin haftet es für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen 
oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels beziehungsweise auf einer 
vorsätzlichen oder fahrlässigen Verletzung von vertragstypischen Pflichten des Hotels beruhen. 
Einer Pflichtverletzung des Hotels steht die eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen 
gleich. Weitergehende Schadensersatzansprüche, soweit in Ziffer 9 nicht anderweitig 
geregelt, sind ausgeschlossen. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen 
des Hotels auftreten, wird das Hotel bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des 
Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm Zumutbare 
beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten. 
Im Übrigen ist der Kunde verpflichtet, das Hotel rechtzeitig auf die Möglichkeit der Entstehung 
eines außergewöhnlich hohen Schadens hinzuweisen. 

2.3 Alle Ansprüche gegen das Hotel verjähren grundsätzlich in einem Jahr ab dem gesetzlichen 
Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht bei Schadensersatzansprüchen und bei sonstigen 
Ansprüchen, sofern letztere auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung 
des Hotels beruhen. 

3 LEISTUNGEN, PREISE, ZAHLUNG, AUFRECHNUNG 

3.1 Das Hotel ist verpflichtet, die vom Kunden bestellten und vom Hotel zugesagten Leistungen 
zu erbringen. 

3.2 Der Kunde ist verpflichtet, die für diese und weitere in Anspruch genommenen Leistungen 
vereinbarten bzw. geltenden Preise des Hotels zu zahlen. Dies gilt auch für vom Kunden 
direkt oder über das Hotel beauftragte Leistungen, die durch Dritte erbracht und vom Hotel 
verauslagt werden. Insbesondere gilt dies auch für Forderungen von Urheberrechtsverwertungsgesellschaften. 

3.3 Ist ein Mindestumsatz vereinbart worden und wird dieser nicht erreicht, kann das Hotel 60% des Differenzbetrages als entgangenen Gewinn verlangen, sofern nicht der Kunde einen niedrigeren oder das Hotel einen höheren Schaden nachweist. 

3.4 Die vereinbarten Preise verstehen sich einschließlich der zum Zeitpunkt des Vertrags - 
schlusses geltenden Steuern. 
Bei Änderungen der gesetzlichen Umsatzsteuer oder der Neueinführung, Änderung oder 
Abschaffung lokaler Abgaben auf den Leistungsgegenstand nach Vertragsschluss werden 
die Preise entsprechend angepasst. Bei Verträgen mit Verbrauchern gilt dieses nur, wenn 
der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Vertragserfüllung vier Monate überschreitet. 

3.5 Wurde Zahlung auf Rechnung vereinbart, so hat die Zahlung - vorbehaltlich einer abweichenden Vereinbarung - binnen zehn Tagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zu erfolgen. Das Hotel kann die unverzügliche Zahlung fälliger Forderungen 
jederzeit vom Kunden verlangen. Bei Zahlungsverzug des Kunden gelten die gesetzlichen 
Regelungen. Dem Hotel bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten. 

3.6 Das Hotel ist berechtigt, bei Vertragsschluss vom Kunden eine angemessene Vorauszahlung 
oder Sicherheitsleistung, zum Beispiel in Form einer Kreditkartengarantie, zu verlangen. 
Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine können im Vertrag in Textform 
vereinbart werden. Bei Zahlungsverzug des Kunden gelten die gesetzlichen Regelungen. 

3.7 In begründeten Fällen, zum Beispiel Zahlungsrückstand des Kunden oder Erweiterung des 
Vertragsumfanges, ist das Hotel berechtigt, auch nach Vertragsschluss bis zu Beginn der 
Veranstaltung eine Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung im Sinne vorstehender Ziffer 3.6 oder eine Anhebung der im Vertrag vereinbarten Vergütung zu verlangen. 

3.8 Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber einer 
Forderung des Hotels aufrechnen oder verrechnen. 

3.9 Der Kunde ist damit einverstanden, dass ihm die Rechnung auf elektronischem Weg übermittelt werden kann.  

4 RÜCKTRITT DES KUNDEN (ABBESTELLUNG, STORNIERUNG) 

4.1 Eine kostenfreie einseitige Lösung des Kunden von dem mit dem Hotel geschlossenen Vertrag ist nur möglich, wenn ein Recht zu kostenfreien Rücktritt im Vertrag ausrücklich vereinbart wurde oder ein gesetzliches Recht zur kostenfreien Lösung besteht. 

4.2 Sofern zwischen dem Hotel und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt vom Vertrag vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche des Hotels auszulösen. Das Rücktrittsrecht des Kunden erlischt, wenn er dieses nicht bis zum vereinbarten Termin gegenüber dem Hotel in Textform ausübt. 

4.3 Ist ein Rücktrittsrecht gemäß 4.1 nicht vereinbart oder bereits erloschen und besteht auch kein gesetzliches Recht zur kostenfreien Lösung vom Vertrag, behält das Hotel den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung gemäß den Ziffern 3.3 und 4.4 trotz Nichtinanspruchnahme der Leistung. Das Hotel hat die Einnahmen aus anderweitigen Vermietung sowie die ersparten Aufwendungen anzurechnen. Die jeweils ersparten Aufwendungen können dabei pauschaliert werden, bei einzeln ausgewiesenen Mietpreis in Höhe von 10%, im Übrigen gemäß den Ziffern 3.3 und 4.4. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entstanden ist. Dem Hotel steht der Nachweis frei, dass ein höherer Anspruch entstanden ist. 

4.4 Tritt der Kunde zurück und es besteht kein Rücktrittsrecht gemäß 4.1 so behält sich das Hotel das Recht vor, entsprechend folgende Stornogebühren geltend zu machen. 50% der gebuchten Leistungen können bis 12 Wochen vor Anreise storniert werden. 20% der gebuchten Leistungen können bis 6 Wochen vor Veranstaltung storniert werden. 10% der gebuchten Leistungen können bis 4 Wochen vor Veranstaltung storniert werden. Nachfolgende Stornierungen werden mit 80% des Gesamtvolumens berechnet. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entsanden ist. Dem Hotel steht der Nachweis frei, dass ein höherer Anspruch entstanden ist. 

4.5 Sollte es sich bei der Veranstaltung um eine Tagung handeln. So behält sich das Hotel das Recht vor, gesonderte Stornierungsbedigungen gelten zu machen. Ist ein Rücktrittsrecht gemäß 4.1 nicht vereinbart oder bereits 

erloschen und besteht auch kein gesetzliches Recht zur kostenfreien 

Lösung vom Vertrag, behält das Hotel den Anspruch auf die vereinbarte 

Vergütung gemäß den Ziffern 3.3  trotz Nichtinanspruchnahme der Leistung. Das Hotel hat die Einnahmen aus anderweitigen Vermietung sowie die 

ersparten Aufwendungen anzurechnen. Die jeweils ersparten Aufwendungen 

können dabei pauschaliert werden, bei einzeln ausgewiesenen Mietpreis in 

Höhe von 10%, im Übrigen gemäß den Ziffern 3.3 und 4.6.  

4.6 50% der gebuchten Leistungen können bis 4 Wochen vor Anreise storniert werden. 20% der gebuchten Leistungen können bis 2 Wochen vor Veranstaltung storniert werden. Nachfolgende Stornierungen werden mit 80% des Gesamtvolumens berechnet. 

5 RÜCKTRITT DES HOTELS 

5.1 Sofern vereinbart wurde, dass der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist kostenfrei vom 
Vertrag zurücktreten kann, ist das Hotel in diesem Zeitraum seinerseits berechtigt, vom 
Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich gebuchten 
Veranstaltungsräumen vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels mit angemessener 
Fristsetzung auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet. 

5.2 Wird eine gemäß Ziffer 3.5 und/oder Ziffer 3.6 vereinbarte oder verlangte Vorauszahlung 
oder Sicherheitsleistung auch nach Verstreichen einer vom Hotel gesetzten angemessenen 
Nachfrist nicht geleistet, so ist das Hotel ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt. 

5.3 Ferner ist das Hotel berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag außerordentlich 
zurückzutreten, insbesondere falls 

- Höhere Gewalt oder andere vom Hotel nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des 
Vertrages unmöglich machen; 
- Veranstaltungen oder Räume schuldhaft unter irreführender oder falscher Angabe oder 
Verschweigen wesentlicher Tatsachen gebucht werden; wesentlich kann dabei die Identität 
des Kunden, die Zahlungsfähigkeit oder der Aufenthaltszweck sein; 
- das Hotel begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den reibungslosen 
Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in der Öffentlichkeit 
gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich 
des Hotels zuzurechnen ist; 
- der Zweck bzw. der Anlass der Veranstaltung gesetzeswidrig ist; 
- ein Verstoß gegen Ziffer 1.2 vorliegt. 

5.4 Der berechtigte Rücktritt des Hotels begründet keinen Anspruch des Kunden auf Schadensersatz. 

6 ÄNDERUNGEN DER TEILNEHMERZAHL UND DER VERANSTALTUNGSZEIT 

6.1 Eine Erhöhung der Teilnehmerzahl um mehr als 5% muss dem Hotel spätestens fünf 
Werktage vor Veranstaltungsbeginn mitgeteilt werden; sie bedarf der Zustimmung des Hotels, 
die in Textform erfolgen soll. Der Abrechnung wird die tatsächliche Teilnehmerzahl zugrunde 
gelegt, mindestens aber 95% der vereinbarten höheren Teilnehmerzahl. Ist die tatsächliche 
Teilnehmerzahl niedriger, hat der Kunde das Recht, den vereinbarten Preis um 
die von ihm nachzuweisenden, aufgrund der geringeren Teilnehmerzahl zusätzlich ersparten 
Aufwendungen zu mindern. 

6.2 Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 5% soll dem Hotel frühzeitig, spätestens 
bis fünf Werktage vor Veranstaltungsbeginn, mitgeteilt werden. Der Abrechnung wird 
die tatsächliche Teilnehmerzahl zugrunde gelegt, mindestens jedoch 95% der letztlich vereinbarten 
Teilnehmerzahl. Ziffer 6.1 Satz 3 gilt entsprechend. 

6.3 Bei Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist das Hotel berechtigt, die bestätigten 
Räume, unter Berücksichtigung der gegebenenfalls abweichenden Raummiete, zu 
tauschen, es sei denn, dass dies dem Kunden unzumutbar ist. 

6.4 Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung und 
stimmt das Hotel diesen Abweichungen zu, so kann das Hotel die zusätzliche Leistungsbereitschaft 
angemessen in Rechnung stellen, es sei denn, das Hotel trifft ein Verschulden. 

7 MITBRINGEN VON SPEISEN UND GETRÄNKEN 

Der Kunde darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen. 
Ausnahmen bedürfen einer Vereinbarung mit dem Hotel. In diesen Fällen wird ein Beitrag 
zur Deckung der Gemeinkosten berechnet. 

8 TECHNISCHE EINRICHTUNGEN UND ANSCHLÜSSE 

8.1 Soweit das Hotel für den Kunden auf dessen Veranlassung technische Einrichtungen, Anschlüsse und/oder sonstige  Ausstattungen von Dritten beschafft, handelt es im Namen, in Vollmacht und auf Rechnungndes Kunden. Der Kunde haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe. Er stellt das Hotel von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtungen frei. 

8.2 Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Kunden unter Nutzung des Stromnetzes 
des Hotels bedarf dessen Zustimmung. Durch die Verwendung dieser Geräte auftretende 
Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen des Hotels gehen 
zu Lasten des Kunden, soweit das Hotel diese nicht zu vertreten hat. Die durch die Verwendung 
entstehenden Stromkosten darf das Hotel pauschal erfassen und berechnen. 

8.3 Der Kunde ist mit Zustimmung des Hotels berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und Datenübertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann das Hotel eine Anschlussgebühr verlangen. 

8.4 Für die Veranstaltung notwendige behördliche Erlaubnisse hat sich der Kunde rechtzeitig auf eigene Kosten zu verschaffen. Ihm oliegt die Einhaltung öffentlichrechtlicher Auflagen und sonstiger Vorschriften. 

8.5 Störungen an vom Hotel zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen 
werden nach Möglichkeit umgehend beseitigt. Zahlungen können nicht zurückbehalten 
oder gemindert werden, soweit das Hotel diese Störungen nicht zu vertreten hat. 

8.6 Der Kunde hat die im Rahmen urheberrechtlich relevanter Vorgänge (z.B. Musikdarbierung, Filmvorführung, Streamingdienste) erforderlichen Formalitäten und Abrechnungen eigenverantwortlich mit den zuständigen Institutionen (z.B. GEMA) abzuwickeln. 

9 VERLUST ODER BESCHÄDIGUNG MITGEBRACHTER SACHEN 

9.1 Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände befinden sich auf 
Gefahr des Kunden in den Veranstaltungsräumen bzw. im Hotel. Das Hotel übernimmt für 
Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, auch nicht für Vermögensschäden, 
außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Hotels. Hiervon ausgenommen sind 
Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Zudem sind 
alle Fälle, in denen die Verwahrung aufgrund der Umstände des Einzelfalls eine vertragstypische 
Pflicht darstellt, von dieser Haftungsfreizeichnung ausgeschlossen. 

9.2 Mitgebrachtes Dekorationsmaterial und sonstige von dem Kunden eingebrachte Gegenstände und deren Verwendung haben brandschutztechnischen Anforderungen und behördliche Vorschriften zu entsprechen. Das Hotel ist berechtigt, bereits eingebrachtes Material auf Kosten des Kunden zu entfernen. Wegen möglicher Beschädigungen sind die Aufstellung und Anbringung von Gegenständen vorher mit dem Hotel abzustimmen. 

9.3 Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung 
unverzüglich zu entfernen. Unterlässt der Kunde dies, darf das Hotel die Entfernung und 
Lagerung zu Lasten des Kunden vornehmen. Verbleiben die Gegenstände im Veranstaltungsraum, 
kann das Hotel für die Dauer des Vorenthaltens des Raumes eine angemessene 
Nutzungsentschädigung berechnen. 

10 HAFTUNG DES KUNDEN FÜR SCHÄDEN 

10.1 Sofern der Kunde Unternehmer ist, haftet er für alle Schäden an Gebäude oder Inventar, 
die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem 
Bereich oder ihn selbst verursacht werden. 

10.2 Das Hotel kann vom Kunden die Stellung einer angemessenen Sicherheitsleistung, zum 
Beispiel in Form einer Kreditkartengarantie, verlangen. 

11 SCHLUSSBESTIMMUNGEN 

11.1 Änderungen und Ergänzungen des Vertrages, der Antragsannahme oder dieser Allgemeinen 
Geschäftsbedingungen sollen in Textform erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen 
durch den Kunden sind unwirksam. 

11.2 Ist der Kunde Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts, ist ausschließlicher Gerichtsstand Böblingen. Das Hotel kann wahlweise den Kunden auch am Sitz des Kunden verklagen. Dasselbe gilt jeweils bei Kunden, die nicht unter Satz 1 fallen, wenn sie ihren Sitz oder Wohnsitz nicht in einme Mitgliedsstaat der EU haben. 

11.3 Es gilt deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts ist ausgeschlossen. 

11.4 Entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung weist das Hotel darauf hin, dass dei Europäische Union eine Online-Plattform zur außergerichtlichen Beilegung von verbraucherrechtlichen Streitigkeiten eingerichtet hat: http://ec.europa.eu/consumers/odr/ 

Das Hotel nimmt jedoch nicht an Streitbeilegungsverfahren vor Verbraucherschlichtungsstellen teil. 

11.4 Sind Allgemeine Geschäftsbedigungen ganz oder teilweise nicht Vertragsbestandteil geworden oder unwirksam, so bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Soweit die Bestimmungen nicht Vertragsbestandteil geworden oder unwirksam sind, richtet sich der Inhalt des Vertrages nach den gesetzlichen Vorschriften. Es findet entsprechend § 306 Satz. 1 und 2 Anwendung. 

© Hotelverband Deutschland (IHA) e.V. 
Stand: November 2021 

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